Sistem Pengindeksan Rekam Medis

A.  Pengertian.

1.  Indeks Secara Umum Indeks 

    Daftar istilah atau kata-kata penting yang tersusun secara alfabetik untuk memberi informasi tentang halaman atau kata tersebut ditemukan.

2.   Indeks dalam Rekam Medis

Daftar kata atau istilah penting yang disusun  dengan tata cara/kebijakan suatu institusi penyelenggara kesehatan baik secara manual maupun elektronik, yang bertujuan agar memudahkan dalam pencarian kembali kata atau istilah tersebut.

B.  Macam-macam indeks

1.             Indeks Utama Pasien

    Indeks utama pasien atau Master Patient Index (MPI) yakni suatu indeks yang berisi tentang data pokok mengenai identitas pasien, tujuannya adalah untuk memudahkan dalam pengidentifikasian pasien yang pernah berobat di institusi pelayanan kesehatan. Secara manual indeks utama pasien ini berwujud dalam Kartu Indeks Utama Pasien (KIUP). Indentitas yang berada dalam KIUP tersebut biasanya berisi : nomor rekam medis, nama pasien, tanggal lahir pasien (umur), jenis kelamin, alamat, nama orangtua/wali pasien, alamat orangtua/wali pasien dan tahun terakhir pasien berobat. KIUP sendiri diindeks secara alfabetik berdasarkan nama pasien dengan cara menuliskan 3 huruf pertama dari nama pasien. Selain secara manual, indeks utama pasien juga dapat dilakukan secara komputerisasi, yang biasanya sudah tersambung dengan suatu jaringan sistem komputer yang dirancang menyesuaikan kebutuhan institusi kesehatan.

2.            Indeks Penyakit Pasien

Merupakan indeks tentang jenis penyakit tertentu yang telah ditetapkan diagnosis akhir penyakitnya dan telah dilakukan pengkodean penyakit berdasarkan ICD - 10. Secara manual, Indeks penyakit pasien ini juga terwujud dalam bentuk kartu, dengan ketentuan setiap jenis penyakit yang sama menggunakan satu kartu yang sama. Namun dewasa kini telah banyak dilakukan indeks penyakit secara komputerisasi. Fungsi dari indeks penyakit pasien ini, meliputi :

1. Memudahkan dalam menelusuri setiap nomor rekam medis dan nama pasien yang memiliki jenis penyakit yang sama yang dikelompokan berdasarkan pengkodean penyakit, yang digunakan untuk keperluan tertentu, misal : penelitian mahasiswa
2. Untuk menyusun laporan morbiditas
3. Dapat digunakan sebagai sumber data statistik rumah sakit
4. Dapat digunakan sebagai suatu informasi dalam manajemen institusi pelayanan kesehatan

3.           Indeks Operasi/Tindakan

Indeks operasi atau indeks tindakan adalah indeks tentang tindakan medis tertentu yang dilakukan oleh tenaga kesehatan (dokter). Penulisan Indeks operasi secara manual dapat dilakukan dalam kartu indek operasi, dengan ketentuan penulisan adalah satu kartu yang sama untuk satu jenis tindakan dan setiap tindakan yang ditulis dalam indeks operasi tersebut harus disertai kode tindakan berdasarkan ICOPIM dan ICD 9 CM. Selain secara manual indeks operasi ini juga dapat dilakukan secara komputerisasi yang sistemnya telah dirancang sedemikian ruma mengikuti kebutuhan institusi kesehatan. Adapun fungsi dari indeks operasi, tediri dari :

1. Memudahkan menelusuri setiap nomor rekam medis dan nama pasien yang dilakukan jenis tindakan yang sama yang dikelompokan berdasarkan kode tindakan.
2. Untuk menyusun laporan jenis operasi

4.           Indeks Kematian

Yaitu indeks tentang sebab kematian penyakit tertentu sebagai hasil pelayanan pasien di institusi pelayanan kesehatan. Ketentuan penulisan dalam indeks kematian secara manual, adalah setiap sebab kematian menggunakan satu kartu yang sama dan harus diserta kode penyakit dari sebab kematian tersebut. Dalam sistem komputerisasi, biasanya pengentrian indeks kematian ini dilakukan pada suatu sistem/aplikasi yang sengaja dibuat untuk memudahkan pekerjaan petugas penginputan. Fungsi dari indeks kematian, meliputi :

1. Memudahkan untuk menelusuri nomor rekam medis dan nama pasien dengan sebab kematuan yang sama, yang digunakan untuk keperluan tertentu, misal : research
2. Digunakan untuk menyusu laporan sebab kematian (mortalitas)

5.           Indek Dokter

Indeks dokter adalah indeks tentang nama dokter yang melayani pasien di institusi pelayanan kesehatan. Fungsi dari indeks dokter ini adalah untuk mengevaluasi kinerja dokter dan menghitung angka kredit guna promosi dan demosi dokter berdasarkan kinerjanya.